Enregistrement du temps de travail en 2027

L’enregistrement du temps de travail est un thème qui revient régulièrement dans les questions posées par nos membres. Afin de mettre la législation belge en conformité avec la jurisprudence européenne, le gouvernement fédéral prépare une obligation générale d’enregistrer le temps de travail, annoncée pour 2027. Cette mesure vise à protéger les droits des travailleurs, notamment en matière de pauses, de périodes de repos et d’heures supplémentaires. Elle devrait également permettre un contrôle plus efficace du respect de la législation sur le temps de travail.

Selon les informations actuellement disponibles, les employeurs des secteurs public et privé qui ne disposent pas encore d’un système d’enregistrement pourraient bénéficier d’une période transitoire jusqu’au 1^er avril 2027.

Toutefois, le cadre légal définitif n’est pas encore connu dans tous ses détails.  Le Conseil national du travail a été consulté, sans qu’une position commune se dégage entre les partenaires sociaux. Le texte doit encore être adopté et publié.

En attendant de disposer d’informations définitives, voici un aperçu des principaux éléments connus à ce jour.

Quels employeurs seraient concernés ?

Cette obligation devrait, en principe, concerner tous les secteurs ainsi que les employeurs du secteur non marchand. Néanmoins, une attention particulière devra être portée aux catégories de travailleurs pour lesquelles l’enregistrement classique du temps de travail peut être difficile, notamment les travailleurs exerçant une fonction dirigeante ou de confiance, les travailleurs à domicile, les télétravailleurs et le personnel itinérant. Le texte définitif devra préciser s’ils sont exemptés, soumis à des modalités particulières ou pleinement concernés.

Que devrait mettre en place l’employeur ?

De nombreux articles publiés sur Internet invitent déjà les employeurs à mettre en place un système de suivi du temps de travail.

Il faut encourager la proactivité de l’employeur en ce qu’anticiper la réforme peut effectivement permettre de limiter la charge administrative lors de son entrée en vigueur.

Une question demeure néanmoins : quel type de système faut-il utiliser ? Une pointeuse, un fichier Excel, une application mobile, un autre dispositif ?

En l’absence de texte légal définitif, il n’est pas encore possible de déterminer avec certitude quels moyens répondront à l’ensemble des exigences en matière d’enregistrement du temps de travail. Les informations disponibles indiquent cependant que le système devra être objectif, fiable et accessible et permettre de déterminer le temps de travail journalier et hebdomadaire effectivement presté par chaque travailleur.

Selon les orientations actuellement annoncées, aucune forme ni aucune technologie particulière ne devrait être imposée. L’employeur resterait donc libre de choisir la solution la plus adaptée à la réalité de son organisation, pour autant que le système retenu respecte les exigences légales. En d’autres termes, il ne serait dès lors pas nécessaire d’utiliser systématiquement une pointeuse. Un système manuel ou numérique pourrait convenir, à condition qu’il fournisse des données suffisamment objectives et fiables.

Il ne devrait pas non plus y avoir d’obligation générale d’enregistrer séparément chaque heure de début et de fin de prestation ainsi que chaque pause. L’employeur pourrait, par exemple, se baser sur l’horaire fixe ou variable applicable et enregistrer uniquement les dérogations par rapport à cet horaire.

Attention : En cas d’utilisation de cette dernière solution, la combinaison de l’horaire prévu et des dérogations enregistrées doit pouvoir permettre de reconstituer fidèlement le temps de travail effectivement presté. Un horaire qui reprend uniquement les prestations planifiées, sans tenir compte des heures réellement effectuées, ne serait donc pas suffisant.

Qu’en est-il si l’employeur utilise déjà un système d’enregistrement ?

En Belgique, des obligations d’enregistrement du temps de travail existent déjà pour certains régimes de travail et certaines catégories de travailleurs. Cela concerne notamment :

• Le suivi du temps de travail dans le cadre des horaires flottants ;
• Le document ou le système de contrôle des dérogations aux horaires des travailleurs à temps partiel ;
• Certaines obligations applicables dans des secteurs particuliers.

La nouvelle obligation ne devrait pas nécessiter la mise en place d’un second système lorsque le dispositif existant permet déjà de déterminer le temps de travail de manière objective et fiable.

Chaque employeur devrait néanmoins vérifier :

• Quelles données sont enregistrées dans son système actuel ;
• Si les prestations réellement effectuées sont correctement prises en compte ;
• Comment les dérogations aux horaires sont enregistrées ;
• S’il est possible de déterminer a posteriori le temps de travail journalier et hebdomadaire effectivement presté ;
• Si les données sont suffisamment accessibles et fiables en cas de contrôle.

Pour quelle date l’employeur devrait-il être en ordre ?

L’objectif annoncé est de mettre le droit belge en conformité au plus tard le 1er janvier 2027. Un délai allant jusqu’au 1er avril 2027 a également été évoqué pour les employeurs qui ne disposeraient pas encore d’un système adapté. La portée de cette éventuelle période transitoire et les dates applicables devront être confirmées par l’adoption et la publication des textes définitifs.

Combien de temps les données devront-elles être conservées ?

La durée exacte de conservation devra être confirmée par le texte définitif. Une durée de cinq ans est actuellement envisagée, par analogie avec le délai de conservation applicable à plusieurs documents sociaux.

Il est néanmoins préférable, à ce stade, de présenter cette durée comme une hypothèse plutôt que comme une obligation définitivement acquise.

L’enregistrement du temps de travail implique, par ailleurs, le traitement de données à caractère personnel. Afin de rester conforme au RGPD, l’employeur devra donc notamment déterminer :

• La finalité précise du traitement ;
• Les personnes autorisées à accéder aux données ;
• Les modalités d’information des travailleurs ;
• Les mesures prises pour sécuriser les données ;
• La durée pendant laquelle celles-ci seront conservées ;
• Les conditions dans lesquelles les travailleurs pourront exercer leurs droits.

Conclusion

Les employeurs ne doivent pas nécessairement installer dès maintenant une pointeuse ou investir dans une technologie particulière. Nous leur recommandons de ne pas donner de suite favorable aux offres commerciales proposant actuellement des solutions d’enregistrement du temps de travail, tant que les exigences légales ne sont pas précisées.

Ils ont toutefois intérêt à analyser leur organisation actuelle et à vérifier s’ils sont déjà en mesure de déterminer objectivement et de manière fiable le temps de travail effectivement presté par chaque travailleur.

Il conviendra de suivre attentivement l’évolution du dossier. Les modalités définitives ne pourront être présentées avec certitude qu’après l’adoption et la publication du cadre légal. La CODEF tiendra ses membres informés lorsque les modalités définitives seront publiées.