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Politique de vie privée

La CODEF (Coordination et Défense des Services Sociaux et Culturels) est une fédération patronale du secteur non-marchand exerçant son activité sous la forme d’une ASBL portant le numéro d’entreprise BCE : 0478.328.675. Les bureaux sont situés rue de la Station, 25F à 4670 BLEGNY.

Dans le cadre de ses activités, la fédération est amenée à traiter des informations vous concernant. Par la présente, la CODEF souhaite vous informer sur sa politique en matière de traitement des données à caractère personnel.

1. Contexte général – cadre juridique

La CODEF accorde une grande importance au respect de la vie privée de ses membres. Ainsi l’ensemble des données à caractère personnel qui nous sont communiquées sont considérées comme confidentielles et traitées comme telles, dans le respect le plus strict de la législation applicable, en ce compris le Règlement Général sur la Protection des données n°2016/679 et la législation belge.

La CODEF se réserve le droit d’amender les présentes conditions afin de se conformer aux éventuelles modifications législatives futures, aux recommandations de l’Autorité de Protection des Données, ou aux évolutions jurisprudentielles.

2. Données collectées

  • Données transmises sur demande

La CODEF traite les données à caractère personnel communiquées par tout membre dans le strict respect de la réglementation en la matière.

Certaines des données sont notamment collectées via la « Fiche d’information » dans le cadre de la procédure d’affiliation. Les données suivantes sont notamment recueillies :

  • Coordonnées du représentant légal de l’ASBL (nom, prénom, téléphone, adresse électronique, …) ;
  • Coordonnées des membres du conseil d’administration de l’ASBL (nom, prénom, téléphone, adresse électronique ;
  • Informations relatives à l’ASBL (numéro d’entreprise, numéro de TVA).

D’autres données à caractère personnel sont également communiquées par les membres. Dans ce cas, vous autorisez la CODEF à traiter ces données et ce dans le cadre de ses missions.

En tous les cas, la CODEF ne récolte que les données à caractère personnel strictement nécessaires et pertinentes dans le cadre de la finalité pour lesquelles elles sont récoltées, sur base de ses obligations légales ou contractuelles.

  • Données transmises automatiquement

A chaque visite sur notre site internet www.codef.be, nous recueillons des informations relatives aux appareils sur lesquels vous utilisez le site ainsi que les réseaux utilisés pour vous y connecter, tels que l’adresse IP, données de connexion, types et version de votre navigateur.

3. Durée de conservation des données

Comme le prévoit l’article 5, §1, e) du RGPD, les données à caractère personnel sont conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont enregistrées.

En l’espèce, les données sont conservées tout le temps de l’affiliation du membre à la CODEF.

Les données à caractère personnel que nous traitons dans le cadre de notre comptabilité sont conservées pendant une durée légale de 10 ans, correspondant au délai de conservations des justificatifs des écritures comptables.

Pour la durée de conservation des données récoltées au moyen des cookies, nous vous invitons à consulter notre charte des cookies.

4. Finalités et fondements du traitement des données

  • Finalités

Nous traitons les données à caractère personnel que nous collectons afin de :

  • Traiter les dossiers vous concernant ;
  • Assurer et faciliter nos missions de représentativité ;
  • Informer les associations du secteur non-marchand sur leurs obligations via le « CODEF INFO » et les newsletters ;
  • Améliorer et optimiser l’utilisation de notre site internet, notamment pour nous assurer que l’affichage de nos contenus est adapté à votre appareil ;
  • Respecter nos obligations légales et notamment nos obligations comptables.
  • Fondements légaux

Nous n’utilisons vos données personnelles que dans les cas prévus par la réglementation en vigueur à savoir :

  • Le consentement ;
  • La relation contractuelle ;
  • L’obligation légale du responsable du traitement ;
  • Les intérêts vitaux de la personne concernée ;
  • L’exécution d’une mission d’intérêt public ;
  • Les intérêts légitimes du responsable du traitement.

5. Communication des données

  • Site internet de la CODEF (codef.be)

Le site internet est composé notamment d’un annuaire des membres qui reprend la liste de tous nos membres avec des informations propres à chaque ASBL ainsi qu’un bref descriptif de leurs activités.

La communication de ces données a fait l’objet d’un accord individuel tacite entre la CODEF et chacun de ses membres. En cas de volonté de rectification ou d’effacement des informations publiées, nous vous renvoyons au point 7 de la présente qui reprend vos droits en la matière ainsi que la procédure à suivre.

  • Les plates-formes de réseaux sociaux

Le partage des informations sur nos réseaux sociaux et site internet des membres sont préalablement soumis à une vérification légale. Ainsi, la CODEF s’assure avant toute publication, que le membre respecte la règlementation en vigueur en matière de droit d’auteur ainsi que du RGPD. La CODEF se décharge de toute responsabilité en cas de déclaration erronée de la part de ces derniers.

  • Nos partenaires commerciaux

Nous attirons votre attention sur le fait que si vous décidez de souscrire aux produits ou services de nos partenaires, nous n’avons aucun contrôle sur la collecte ou le traitement de vos données mis en œuvre par ces derniers. Nous vous invitons donc à consulter leurs politiques de gestion des données personnelles pour avoir connaissance des collectes et traitements qu’ils effectuent sur vos données.

  • Les autorités de police, autorités judiciaires ou administratives

Conformément aux obligations légales auxquelles le responsable de traitement est soumis ou lorsqu’il est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique belge, nous pouvons dans les cas prévus par la loi, communiquer certaines informations en toute licité.

6. Transfert des données

Les données à caractère personnel sont conservées dans nos bureaux ou sur nos serveurs, situés en Belgique.

Nos serveurs e-mail sont situés dans l’Union européenne.

7. Droits sur les données personnelles

En sa qualité de responsable du traitement, la CODEF veillera au respect de vos droits en matière de traitement, et plus particulièrement au respect du droit d’accès aux données traitées, du droit de rectification des données traitées, du droit de s’opposer au traitement et du droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de contrôle.

Les différents droits sont détaillés ci-après.

  • Droit d’accès (art. 15 du RGPD)

Vous avez le droit d’obtenir du responsable de traitement la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant soient traitées ou non et, lorsqu’elles le sont, vous avez le droit d’accès auxdites données à caractère personnel ainsi qu’aux informations suivantes :

  • Les finalités du traitement ;
  • Les catégories de données à caractère personnel concernées ;
  • Les destinataires ou catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ou les organisations internationales ;
  • Lorsque cela est possible, la durée de conservation des données à caractère personnel envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
  • L’existence du droit de demander au responsable du traitement la rectification ou l’effacement de données à caractère personnel, ou une limitation du traitement des données à caractère personnel relatives à la personne concernée, ou du droit de s’opposer à ce traitement ;
  • Le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
  • Lorsque les données à caractère personnel ne sont pas collectées auprès de la personne concernée, toute information disponible quant à leur source ;
  • L’existence d’une prise de décision automatisée, y compris un profilage, et, au moins en pareils cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour la personne concernée.
  • Droit de rectification (art. 16 du RGPD)

Vous avez le droit d’obtenir du responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel inexactes. Compte tenu des finalités du traitement, vous avez également le droit d’obtenir que les données à caractère personnel incomplètes soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire.

  • Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») (art. 17 du RGPD)

Vous avez le droit d’obtenir du responsable du traitement l’effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel et la CODEF a l’obligation d’effacer ces données à caractère personnel dans les meilleurs délais, lorsque notamment l’un des motifs suivants s’applique :

  • Les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
  • La personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement, et il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
  • La personne concernée s’oppose au traitement et il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
  • Les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
  • Les données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l’Union ou par le droit de l’État membre auquel le responsable du traitement est soumis.
  • Droit à la limitation du traitement (art. 18 du RGPD)

Vous avez le droit d’obtenir du responsable du traitement la limitation du traitement lorsque l’un des éléments suivants s’applique :

  • L’exactitude des données à caractère personnel est contestée par la personne concernée, pendant une durée permettant au responsable du traitement de vérifier l’exactitude des données à caractère personnel ;
  • Le traitement est illicite et la personne concernée s’oppose à leur effacement et exige à la place la limitation de leur utilisation ;
  • Le responsable du traitement n’a plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires à la personne concernée pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
  • Droit d’opposition (art. 21 du RGPD)

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment à un traitement des données à caractère personnel vous concernant. Suite à cette opposition, le responsable du traitement ne traitera plus ces données.

  • Droit d’introduire une réclamation (art. 13 §2 du RGPD)

Si vous estimez que la CODEF n’a pas traité vos données conformément aux réglementations en vigueur, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle.

Coordonnées :

Autorité de protection des données

Rue de la presse 35, 1000 Bruxelles

Tel. : +32 (0)2 274 48 00

E-mail : contact@apd-gba.be

8. Liens vers d’autres site internet et réseaux sociaux

Notre site internet peut contenir des liens vers les sites internet de nos partenaires ou d’entreprises tierces. Veuillez noter que ces sites internet ont leur propre politique de confidentialité et que nous déclinons toute responsabilité quant à l’utilisation faite par ces sites des informations collectées lorsque vous cliquez sur ces liens. Nous vous invitons à prendre connaissance de politiques de confidentialité de ces sites avant de leur transmettre vos données personnelles.

9. Confidentialité et intégrité des données

La CODEF veillent à traiter les données à caractère personnel de façon à garantir une sécurité appropriée concernant lesdites données. Et ce notamment en assurant la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle, à l’aide de mesures techniques ou organisationnelles appropriées. Cela étant dit, en cas d’appropriation illicite de ces données par un tiers en dépit des mesures de sécurité reprises ci-dessous, la CODEF ne pourrait être tenue pour responsable.

La confidentialité des données est assurée vis-à-vis de toute personne étrangère à l’ASBL.

La CODEF a adopté une série de mesures organisationnelles et techniques dont notamment :

  • Les locaux de l’ASBL ne sont pas accessibles au public ;
  • Les dossiers sont essentiellement traités électroniquement ;
  • Pour ce qui est des dossiers papiers, ils sont conservés dans des armoires dont l’accès est uniquement réservé aux employés de la CODEF ;
  • Les systèmes informatiques sont protégés par les mesures usuelles (mot de passe unique, antivirus, pare-feu logiciel, …).

La CODEF soumet toute personne devant avoir accès à ces données à une stricte obligation de confidentialité.

10. DPO – Contacts

Suite au départ du délégué à la protection des données, le conseil d’administration de la CODEF doit désigner la personne qui sera chargée de la protection des données.

Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité ou pour toute demande relative à vos données personnelles, vous pouvez nous contacter le Responsable de traitement :  ASBL CODEF, Rue de la Station, 25F à 4670 BLEGNY, Numéro BCE : 0478.328.675.

11. Dispositions finales

En cas de litige sur l’interprétation et l’exécution de la présente politique de confidentialité, les Tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Liège sont seuls compétents.

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