Offre d’emploi : un.e assitant.e de coordination à la Fédération des Archéologues de Wallonie et de Bruxelles ASBL (FAW&B)
La Fédération des Archéologues de Wallonie et de Bruxelles ASBL (FAW&B) recherche un(e) assistant.e de coordination polyvalent.e pour appuyer la coordinatrice transversale de l’asbl dans ses missions de gestion administrative et financière de l’asbl.
Responsabilités principales
1. Pôle administratif et Ressources Humaines :
• Mettre à profit les connaissances en matière de législation sociale et professionnelle (convention collectives du travail, réglementation des asbl, marchés publics, etc.) pour une stricte application dans le cadre de démarches administratives et de l’établissement de documents contractuels.
• Relever les horaires, les congés, les heures supplémentaires des différents membres du personnel en vue de réaliser les états de prestation mensuels.
• Gérer les communications avec le secrétariat social et les aides à l’emploi.
• Aide à la préparation des réunions d’équipe et des évaluations annuelles.
• Suivre la correspondance et les contacts avec les membres de l’asbl.
• Assurer le suivi des demandes d’affiliation et du paiement des cotisations (préparation des factures et des rappels, dresser annuellement la liste des membres en ordre de cotisation).
• Gérer la boîte mail principale de la FAW&B en dispatchant les demandes aux personnes et services concernés.
2. Pôle financier :
• Prendre en charge la comptabilité quotidienne (états de prestation, encodage des versements salariaux mensuels, fiches de paies, notes de frais, émission de factures et encodage de factures entrantes, créances de subvention, impression et vérification des extraits de compte, etc.).
• Aide à la préparation des justificatifs, etc.).
3. Centre de documentation et vente de publications
• Procéder à la facturation, au conditionnement et à l’expédition des publications vendues.
• Assurer les échanges avec d’autres institutions.
• Assurer la réception, l’encodage, le classement et le récolement des ouvrages reçus en fonction de la méthodologie appliquée à la collection bibliographique du centre de documentation (en collaboration avec la coordinatrice transversale).
• Assurer la permanence pour la mise à disposition des ouvrages au public.
Note : L’exécution d’autres tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’institution peut être requise, ainsi que l’accomplissement de tâches confiées par l’Organe d’administration.
Profil recherché
• Connaissances et expérience dans les secteurs administratif, comptable, juridique et des RH (législation sociale et du travail, conventions collectives du travail, législation des asbl, marchés publics, etc.).
• Maîtrise de la comptabilité en partie double et comptabilité analytique double.
• Souplesse, autonomie et sens des responsabilités.
• Initiative et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Esprit de synthèse, capacité d’écoute et d’analyse.
• Contact facile et agréable.
• Maîtrise des outils informatiques (suite MS-Office, logiciels de comptabilité tels que Popsy, et éventuellement Filemaker Pro).
Atouts supplémentaires
• Pratique des langues (néerlandais, anglais, allemand).
• Notions de dynamique de groupe.
• Intérêt pour la Culture, le Patrimoine et l’archéologie.
Diplômes et Expériences
• Être titulaire d’au moins un baccalauréat, de préférence dans les domaines suivants : assistant.e de direction, administration et secrétariat, comptabilité, action sociale, ressources humaines. Toutefois, si votre diplôme est dans un autre domaine, une expérience précédente dans des emplois similaires à l’offre sera également prise en considération.
• Expérience dans les secteurs administratif et comptable, de préférence au sein d’une asbl.
• Expérience de travail en équipe et de gestion de contacts.
Nous recherchons une personne autonome et polyvalente pour rejoindre notre équipe et contribuer à la réussite de la Fédéra(on des Archéologues de Wallonie et de Bruxelles.
Description de l’ASBL, institution
La Fédération des Archéologues de Wallonie et de Bruxelles propose une plateforme de services professionnels (restauration, édition, communication, dessins, inventaires bibliographiques et archéologiques…) et développe des synergies entre les acteurs de l’archéologie afin de valoriser leur patrimoine.
Elle regroupe des institutions scientifiques, des musées, des cercles et sociétés composés de professionnels et/ou d’amateurs dans les domaines de l’histoire et de l’archéologie. Elle travaille en collaboration étroite avec d’autres organismes privés et publics pour mener à bien
ses différentes missions.
Condition d’engagement
Être dans les conditions pour obtenir un contrat APE (à vérifier auprès du FOREM).
Offre
• Contrat à durée déterminée (CDD), sous un régime temps plein (38 h/semaine), pour une période d’essai de 4 mois. Possibilité de reconduction et de CDI.
• Salaire selon la commission paritaire 337, possibilité de valoriser deux années d’expérience.
• Lieu de travail principal à Bruxelles et en Wallonie (la FAW&B occupant plusieurs locaux en Wallonie et à Bruxelles, le lieu de travail pourra être fixé en fonction du lieu d’habitation de la personne engagée). Possibilité de télétravailler (partiellement).
Modalités de candidature
Si vous correspondez au profil décrit, n’hésitez pas à postuler en envoyant votre CV et votre lettre de motivation. Date limite de rentrée des candidatures : 30 novembre 2023.
Un examen écrit est prévu le 8 décembre 2023 en Wallonie (le lieu sera précisé plus tard). Les interviews des candidat(e)s retenu(e)s à l’issue de l’examen écrit auront lieu en visioconférence le 11 décembre 2023. L’entrée en fonction est souhaitée début 2024.
Pour être recevable, le dossier de candidature doit répondre au profil recherché de l’appel à candidatures. Il doit être adressé pour le 30 novembre 2023 au plus tard, par mail, à Monsieur Dominique Van Geesbergen, président de la FAW&B asbl. Les documents soumis doivent être au format PDF et envoyés exclusivement à l’adresse suivante : d.vangeesbergen@gmail.com avec la référence CV-NOM-2023.
Le dossier de candidature devra comprendre :
• un CV à jour ;
• une LETTRE DE MOTIVATION spécifique à la fonction ;
• une COPIE DU DIPLÔME requis pour la fonction.